Nebenkostenabrechnung für die vermietete Eigentumswohnung erstellen: Schritt für Schritt

Gehen Sie die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung Zeile für Zeile durch und teilen Sie jede Position in drei Gruppen: Betriebskosten nach § 2 BetrKV, nicht umlagefähige Kosten nach § 1 Abs. 2 BetrKV (Verwaltung, Rücklage, Reparaturen) und Positionen, bei denen Sie die Rechnung brauchen (Wartung mit Reparaturanteil, Hauswart, Sammelpositionen). Die Spalte „umlagefähig“ der Verwaltung ist ein Anhaltspunkt, keine Entscheidung.

Umlegen dürfen Sie nur, was der Mietvertrag vereinbart. Die übliche Klausel verweist auf § 2 BetrKV oder die Anlage 3 zu § 27 II. BV; dann sind die Kostenarten Nr. 1 bis 16 erfasst. Nennt der Vertrag einzelne Kostenarten, gilt nur die Liste. Sonstige Betriebskosten (Nr. 17) müssen immer ausdrücklich benannt sein (BGH VIII ZR 167/03). Und: Ist eine Pauschale statt einer Vorauszahlung vereinbart, gibt es keine Abrechnung.

Die Verwaltung verteilt nach Miteigentumsanteilen oder nach dem Schlüssel aus Gemeinschaftsordnung oder Beschluss (§ 16 Abs. 2 WEG). Nennt Ihr Mietvertrag keinen Schlüssel, übernehmen Sie diese Verteilung: Für vermietetes Wohnungseigentum ist sie seit dem 1. Dezember 2020 der gesetzliche Maßstab (§ 556a Abs. 3 BGB). Nennt der Mietvertrag die Wohnfläche, müssen Sie umrechnen, sofern die Miteigentumsanteile nicht ohnehin nach Wohnfläche gebildet sind; dafür brauchen Sie die Gesamtkosten der Gemeinschaft je Kostenart und die Gesamtwohnfläche des Hauses (Verwaltung fragen; die Teilungserklärung nennt meist nur Miteigentumsanteile). Heizung und Warmwasser bleiben, wie das Beiblatt des Messdienstes sie ausweist: nach Verbrauch und Fläche gemäß HeizkostenV.

Die Grundsteuer steht nicht in der Jahresabrechnung; den Jahresbetrag nehmen Sie aus dem Bescheid der Stadt. Zahlen Sie selbst Versicherungen oder einen Winterdienst für die Wohnung, gehören auch diese Kosten dazu, sofern der Mietvertrag sie erfasst.

Hat der Mieter nicht das ganze Jahr gewohnt, werden die kalten Betriebskosten nach Tagen geteilt. Die Heizkosten folgen § 9b HeizkostenV: Verbrauchskosten nach Zwischenablesung, sonst nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig; Warmwasser zeitanteilig. Leerstandstage tragen Sie selbst.

Abgezogen werden am besten die Vorauszahlungen, die der Mieter im Abrechnungsjahr tatsächlich geleistet hat. Die vereinbarten Beträge anzusetzen ist zulässig (BGH, Urteil vom 16. Juni 2010, VIII ZR 258/09), zwingt Sie aber, fehlende Vorauszahlungen gesondert einzufordern; mit dem Ist-Ansatz steht der Rückstand gleich im Saldo. Die Differenz ist Nachzahlung oder Guthaben. Eine Nachzahlung wird mit Zugang der Abrechnung fällig; Guthaben zahlen Sie aus oder verrechnen es mit der nächsten Miete, wenn der Mieter zustimmt.

Formell muss die Abrechnung vier Dinge enthalten (BGH, ständige Rechtsprechung, etwa Urteil vom 9. April 2008, VIII ZR 84/07): die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel (eine Erläuterung nur, wenn er sich nicht von selbst erklärt, BGH VIII ZR 93/15), den Anteil des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt eines davon bei einer Position, ist diese Position formell unwirksam und kann nach Fristablauf nicht mehr nachgefordert werden; die übrigen Positionen bleiben wirksam (BGH, Urteil vom 14. Februar 2007, VIII ZR 1/06). Fehlt es durchgehend, ist die ganze Abrechnung unwirksam und die Frist versäumt.

Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum zugehen, für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Übergabe mit Zeugen, Einwurf-Einschreiben oder E-Mail, wenn der Mietvertrag das zulässt. Bewahren Sie Abrechnung, Jahresabrechnung und Belege auf: Der Mieter darf zwölf Monate lang Einwendungen erheben und Belege einsehen.