Die Frist: Zwölf Monate, danach ist die Nachzahlung verloren

§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Satz 3: Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr, weil die Gemeinschaft nach § 28 WEG für das Kalenderjahr abrechnet und Mietverträge fast immer dasselbe vorsehen. Ein abweichender Zeitraum gilt nur, wenn der Mietvertrag ihn nennt; einseitig umstellen dürfen Sie ihn nicht.

Die Abrechnung muss so in den Machtbereich des Mieters gelangen, dass er sie unter normalen Umständen zur Kenntnis nehmen kann. Der Einwurf in den Briefkasten am 31. Dezember reicht, wenn mit einer Leerung noch am selben Tag zu rechnen ist; der Einwurf am Abend eher nicht. Wer knapp dran ist, übergibt persönlich oder nimmt einen Zeugen mit. Eine E-Mail genügt, wenn der Mietvertrag oder die bisherige Praxis diesen Weg zulässt.

Eine Nachforderung ist ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil der Grundsteuerbescheid erst nach Fristablauf kam; dann müssen Sie innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses abrechnen (BGH, Urteil vom 5. Juli 2006, VIII ZR 220/05). Sie dürfen die Abrechnung trotzdem erstellen und müssen es sogar, weil der Mieter Anspruch darauf hat; ein Guthaben müssen Sie auszahlen. Auf die Verwaltung können Sie sich dabei nicht berufen: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung innerhalb der Jahresfrist abrechnen muss, auch wenn die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Legt die Verwaltung die Abrechnung zu spät vor, müssen Sie nachweisen, dass Sie sich rechtzeitig und nachdrücklich darum bemüht haben; sonst haben Sie die Verspätung zu vertreten.

§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB: Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen, danach ist er damit ausgeschlossen. Deshalb lohnt sich eine Abrechnung, in der jede Position nachvollziehbar aufgeschlüsselt ist: Was der Mieter nachrechnen kann, beanstandet er seltener.