Wissen · Stand September 2026
Die Instandhaltungsrücklage ist nie umlagefähig
Die Rücklage ist der größte Einzelposten, den Vermieter fälschlich umlegen. Sie steht in jeder Jahresabrechnung, oft unter „Zuführung Erhaltungsrücklage“ oder „Instandhaltungsrückstellung“, und sie gehört nie in die Betriebskostenabrechnung.
Was die Rücklage ist
Nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Die Gemeinschaft spart damit für künftige Reparaturen und Sanierungen: Dach, Fassade, Heizung, Aufzug. Das Geld bleibt Vermögen der Gemeinschaft, es wird nicht verbraucht.
Warum sie keine Betriebskosten ist
§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nimmt Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich von den Betriebskosten aus. Die Rücklage ist die Vorsorge genau dafür. Sie entsteht auch nicht „laufend durch den Gebrauch“, sondern ist eine Sparleistung des Eigentümers. Beides schließt die Umlage aus.
Das gilt unabhängig davon, wie die Position heißt und ob die Verwaltung sie in der Spalte „umlagefähig“ führt. Auch eine Sonderumlage für eine Sanierung ist nicht umlagefähig.
Und die Entnahmen aus der Rücklage?
Wird aus der Rücklage eine Reparatur bezahlt, ist auch das Instandsetzung und damit nicht umlagefähig. Umlagefähig bleibt nur, was tatsächlich Betriebskosten ist, etwa eine Wartung, die aus der Rücklage bezahlt wurde. Das kommt vor, ist aber die Ausnahme.
So erkennen Sie die Position
In der Jahresabrechnung erscheint sie als eigener Block, meist mit dem Bestand am Jahresanfang, der Zuführung und dem Bestand am Jahresende. In der Einzelabrechnung Ihrer Wohnung steht Ihr Anteil an der Zuführung. Dieser Betrag ist Ihre Sparleistung und bleibt bei Ihnen.
Merksatz
Zuführung zur Rücklage, Sonderumlagen für Sanierungen und Entnahmen für Reparaturen: nichts davon darf auf den Mieter. Die Rücklage ist Eigentümervermögen. Nur eine Sonderumlage, die echte Betriebskosten wie eine Heizöl-Nachzahlung deckt, bleibt ihrer Kostenart nach umlagefähig.
Das übernehmen wir für Sie
Jahresabrechnung und Mietvertrag hochladen, Sie erhalten die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter als PDF, jede Position mit ihrer Kostenart nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung. In der Testphase kostenlos.
Dieser Artikel ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Verantwortlich für die Abrechnung bleiben Sie als Vermieter.