Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

moestema GmbH, Kirchgasse 5, 86150 Augsburg, E-Mail: support@hausgeldabrechner.de

Hosting

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Server-Logfiles verarbeitet und nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb der Website). Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Reichweitenmessung ohne Cookies

Wir verwenden die selbst gehostete Software Umami. Sie setzt keine Cookies und greift nicht auf Informationen in Ihrem Endgerät zu (§ 25 TDDDG ist daher nicht berührt). Die IP-Adresse wird nur flüchtig zur Bildung eines täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Kennwerts verarbeitet und nicht gespeichert; es werden keine Profile erstellt. Erfasst werden Seitenaufrufe, Herkunft, Gerätetyp und Klicks auf Schaltflächen in anonymisierter Form. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfrage über das Formular und hochgeladene Unterlagen

Wenn Sie Unterlagen hochladen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Antworten im Formular und die hochgeladenen Dokumente (Jahresabrechnung der Verwaltung, Mietvertrag) ausschließlich, um Ihre Betriebskostenabrechnung zu erstellen und Ihnen zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahme). Die Angaben im Formular sind für die Erstellung der Abrechnung erforderlich; ohne sie können wir den Auftrag nicht ausführen.

Die Dokumente enthalten in der Regel auch Daten Dritter, insbesondere Ihres Mieters. Für diese Daten bleiben Sie als Vermieter Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag zum genannten Zweck auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (hausgeldabrechner.de/avv), der mit Ihrer Bestellung Vertragsbestandteil wird. Die dort genannten Dienste sind unsere Unterauftragsverarbeiter.

Die Unterlagen werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert und zwölf Monate nach Lieferung der Abrechnung gelöscht; so lange können wir Ihnen bei Rückfragen aus den Unterlagen helfen. Ihre E-Mail-Adresse, Formularangaben und unsere Korrespondenz löschen wir zusammen mit den Unterlagen; Rechnungsdaten kostenpflichtiger Aufträge bewahren wir nach § 147 AO zehn Jahre auf. Die Einwendungsfrist Ihres Mieters (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) läuft zwölf Monate ab dem Tag, an dem ihm die Abrechnung zugeht, also etwas länger; bewahren Sie die gelieferten Dateien und Ihre Originale deshalb selbst auf. Auf Ihren Wunsch löschen wir jederzeit früher, eine E-Mail an support@hausgeldabrechner.de genügt. Wird keine Abrechnung erstellt, löschen wir die Unterlagen spätestens 60 Tage nach Eingang.

Texterkennung der Dokumente

Hochgeladene PDFs, Fotos und Tabellen werden zunächst in Text umgewandelt. Dafür setzen wir den Dienst LlamaParse der LlamaIndex, Inc. (USA) über dessen EU-Umgebung im Rechenzentrum Frankfurt am Main ein; die Inhalte der Dokumente werden dazu an LlamaIndex übermittelt und dort spätestens 48 Stunden nach der Verarbeitung gelöscht. Weil der Vertragspartner seinen Sitz in den USA hat, gelten zusätzlich die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) als Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit LlamaIndex; LlamaIndex ist zur Verarbeitung ausschließlich für unseren Auftrag verpflichtet und verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle.

KI-gestützte Auswertung

Zur Zuordnung der Positionen und für die Berechnung setzen wir Sprachmodelle der Anthropic über deren Programmierschnittstelle ein; Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland), die Verarbeitung findet in den USA statt. Dabei werden die erkannten Inhalte der Dokumente an Anthropic übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic sind; eine Kopie stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Anthropic ist vertraglich zur Verarbeitung ausschließlich für unseren Auftrag verpflichtet, verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle und löscht Ein- und Ausgaben spätestens nach 30 Tagen.

Beide Dienste erhalten nur die Dokumentinhalte, nicht Ihre E-Mail-Adresse. Sie verarbeiten die Daten als unsere Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, gegenüber Ihnen als Unterauftragsverarbeiter.

E-Mail-Versand

Bestätigungen und die fertige Abrechnung versenden wir über den E-Mail-Dienst der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Friedersdorf, Deutschland), der die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verarbeitet.

Kontakt per E-Mail

Schreiben Sie uns an support@hausgeldabrechner.de oder antworten Sie auf eine Mail von team@hausgeldabrechner.de, verarbeiten wir Ihre Adresse und den Inhalt der Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO). Gehört die Anfrage zu einem Auftrag, löschen wir sie mit dessen Unterlagen, sonst spätestens zwölf Monate nach der letzten Antwort.

Warteliste und Erinnerung

Tragen Sie sich in die Warteliste ein oder bitten Sie um eine Erinnerung, weil Ihre Jahresabrechnung noch nicht vorliegt, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, schicken Ihnen einen Gutscheincode und erinnern Sie von Zeit zu Zeit per E-Mail an Ihre Betriebskostenabrechnung, bis Sie eine Abrechnung eingereicht oder den Gutschein eingelöst haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), die Sie im Formular erteilen und jederzeit widerrufen können, indem Sie auf eine unserer Mails antworten. Die Adresse löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem Eintrag, bei Widerruf sofort.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, für uns zuständig: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Ansbach. Wenden Sie sich für Anfragen an support@hausgeldabrechner.de.

Widerspruchsrecht. Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).