Nach der Abrechnung: zustellen, Nachzahlung einfordern, Widerspruch des Mieters

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden. Sicher sind die persönliche Übergabe mit Zeugen, der Einwurf in den Briefkasten mit Zeugen oder das Einwurf-Einschreiben der Post. Ein Übergabe-Einschreiben ist riskant: Holt der Mieter es nicht ab, ist es nicht zugegangen. E-Mail genügt, wenn der Mietvertrag oder die bisherige Praxis diesen Weg vorsieht; im Zweifel zusätzlich per Post.

Wer Ende Dezember zustellt, sollte den Zeitpunkt festhalten: Ein Brief, der am 31. Dezember um 20 Uhr eingeworfen wird, gilt in der Regel erst am 2. Januar als zugegangen und damit als verspätet.

Eine Nachforderung wird mit Zugang der Abrechnung fällig. Üblich ist, im Anschreiben eine Zahlungsfrist von zwei bis vier Wochen zu nennen. Zahlt der Mieter nicht, mahnen Sie schriftlich mit einer letzten Frist; danach bleibt der Weg über das Mahnverfahren. Verrechnen dürfen Sie eine Nachzahlung nicht einfach mit der Kaution.

Nach der Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen ist in der Regel das Ergebnis der Abrechnung geteilt durch zwölf; konkret absehbare Steigerungen dürfen Sie einrechnen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag nicht (BGH, Urteil vom 28. September 2011, VIII ZR 294/10). Die Erhöhung trägt nur, soweit die Abrechnung inhaltlich richtig ist (BGH, Urteil vom 15. Mai 2012, VIII ZR 245/11). Ein Satz im Anschreiben genügt der Textform.

Ein Guthaben zahlen Sie zeitnah aus oder verrechnen es mit der nächsten Miete, wenn der Mieter das akzeptiert. Ein Guthaben bleibt dem Mieter auch dann, wenn Sie die Abrechnungsfrist versäumt haben; die Frist schützt nur ihn.

Der Mieter darf die Belege einsehen, also die Jahresabrechnung der Verwaltung und die Rechnungen dahinter. Bei einer Eigentumswohnung heißt das: Er kann verlangen, die Gesamtabrechnung der Gemeinschaft zu sehen, nicht nur Ihre Einzelabrechnung. Halten Sie die Unterlagen bereit; Kopien dürfen Sie gegen Kostenerstattung schicken.

Einwendungen muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Ein Recht, die Nachzahlung bis dahin zurückzuhalten, gibt ihm das nicht: Die Nachforderung ist mit Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, eine Prüfungsfrist sieht das Gesetz nicht vor (BGH, Urteil vom 8. März 2006, VIII ZR 78/05). Zurückhalten darf er nur, solange Sie ihm die verlangte Belegeinsicht verweigern (§ 273 BGB). Erweist sich seine Einwendung als unbegründet, war er mit dem Betrag von Anfang an im Verzug.

Prüfen Sie den Einwand Position für Position. Hat der Mieter recht, korrigieren Sie die Abrechnung und stellen sie neu zu; eine Korrektur zu Ihren Gunsten ist nach Fristablauf nicht mehr möglich, zu seinen Gunsten immer. Hat er unrecht, antworten Sie mit dem Paragrafen zur Position; der Vermieterbericht nennt Ihnen die Kostenart mit Katalognummer, die Erklärung dazu steht auf unserer Kostenarten-Seite.

Häufige Einwände und die Antwort darauf: Rücklage umgelegt (berechtigt, § 1 Abs. 1 BetrKV, keine laufenden Kosten), Verwaltungskosten umgelegt (berechtigt, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV), falscher Schlüssel (berechtigt, wenn der Mietvertrag die Wohnfläche vorschreibt und Sie nach Miteigentumsanteilen verteilt haben), Kabelgebühren 2025 (berechtigt), Aufzug im Erdgeschoss (unberechtigt, wenn vereinbart, BGH VIII ZR 103/06; anders nur, wenn die Wohnung mit dem Aufzug gar nicht erreichbar ist, BGH VIII ZR 128/08), Hauswart (teilweise berechtigt, wenn Reparaturanteile nicht abgezogen wurden).